Funciones del administrador de propiedad horizontal: qué dice la Ley 675

¿Qué es el administrador de propiedad horizontal y quién puede serlo?

El administrador es el órgano de ejecución de la propiedad horizontal: la persona encargada de llevar adelante el día a día de la copropiedad y de representarla legalmente. Su figura está regulada por el Artículo 50 de la Ley 675 de 2001, que establece que la administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien es el representante legal de la persona jurídica y tiene funciones de carácter ejecutivo.

Según el mismo Artículo 50, el administrador puede ser una persona natural o jurídica. Es decir, el cargo lo puede ejercer una persona contratada de manera independiente o una empresa administradora especializada en propiedad horizontal. La ley no exige que el administrador sea propietario dentro de la copropiedad: puede ser un tercero externo, lo que aporta independencia frente a los intereses particulares de los residentes.

Para ubicar al administrador dentro del conjunto de órganos de la copropiedad, conviene repasar la guía de la Ley 675 de propiedad horizontal, que explica cómo se articulan asamblea, consejo y administración.

¿Es obligatorio tener administrador?

Sí. El Artículo 50 de la Ley 675 señala que todo edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal debe contar con un administrador. No es una figura potestativa como el consejo en copropiedades pequeñas: la persona jurídica necesita un representante legal para actuar, contratar, abrir cuentas, atender obligaciones y responder ante terceros.

Mientras la asamblea designa al administrador definitivo, la ley prevé que quien figure como propietario inicial del edificio o conjunto actúe como administrador provisional, hasta que la asamblea de propietarios haga la designación correspondiente. Así se evita que la copropiedad quede sin representante legal durante la etapa inicial.

¿Cuáles son las funciones del administrador según el Artículo 51?

El Artículo 51 de la Ley 675 enumera las funciones del administrador. Son funciones de naturaleza ejecutiva y de representación, no de dirección de políticas (eso corresponde a la asamblea). Entre las principales se encuentran:

• Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, junto con el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia.
• Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.
• Poner en conocimiento de los propietarios y residentes las actas de la asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere.
• Preparar y someter a consideración del consejo de administración las cuentas anuales, el informe para la asamblea general, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
• Llevar bajo su dependencia y responsabilidad la contabilidad del edificio o conjunto.
• Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general.
• Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento.
• Cobrar y recaudar directamente, o a través de apoderados, las cuotas ordinarias y extraordinarias, las multas y, en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios.
• Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
• Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.
• Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administración, según el caso, por incumplimiento de obligaciones.
• Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en la ley, el reglamento y las decisiones de los órganos de la copropiedad, una vez se encuentren ejecutoriadas.
• Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.
• Las demás funciones previstas en la Ley 675, en el reglamento de propiedad horizontal y las que defina la asamblea general de propietarios.

Una de las funciones más sensibles en la práctica es el recaudo de cartera: el administrador es quien debe cobrar las cuotas y, cuando es necesario, iniciar el cobro de la cartera morosa. Si esa gestión te resulta cuesta arriba, revisa nuestra guía sobre cómo cobrar la cartera morosa en propiedad horizontal.

¿El administrador es el representante legal de la copropiedad?

Sí. El Artículo 50 de la Ley 675 es explícito: el administrador es el representante legal de la persona jurídica. Esto significa que es quien firma los contratos, abre y maneja las cuentas bancarias, comparece ante autoridades y representa a la copropiedad en juicios y diligencias.

Ningún otro órgano ejerce la representación legal: ni la asamblea ni el consejo de administración la asumen. El consejo orienta y supervisa, la asamblea define las políticas, pero solo el administrador puede actuar en nombre de la persona jurídica frente a terceros. Por eso la inscripción del administrador ante la entidad competente (la certificación de existencia y representación legal) es un trámite indispensable para que pueda ejercer.

¿Cuáles son las responsabilidades del administrador?

El Artículo 50 de la Ley 675 establece que el administrador responde por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave ocasione a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Es un régimen de responsabilidad exigente, acorde con el hecho de que maneja recursos ajenos y representa legalmente a la comunidad.

Esto implica, en términos prácticos:

• Responsabilidad civil por el daño causado en el ejercicio del cargo, incluso por culpa leve.
• Deber de diligencia en la administración de los bienes comunes y de los recursos de la copropiedad.
• Rendición de cuentas clara y oportuna ante el consejo y la asamblea, con soportes contables que respalden cada movimiento.
• Manejo separado de fondos, evitando confundir el patrimonio de la copropiedad con el propio o con el de otros conjuntos que administre.

La mejor protección del administrador frente a este régimen es la trazabilidad: contabilidad ordenada, actas completas y comunicaciones documentadas. Cuando cada decisión y cada peso quedan registrados, el administrador puede demostrar que actuó conforme a la ley y a las decisiones de los órganos de la copropiedad.

¿Cómo se fijan los honorarios y el contrato del administrador?

La Ley 675 no fija un monto ni una tarifa para los honorarios del administrador. Estos se acuerdan entre la copropiedad y el administrador, y normalmente quedan reflejados en el presupuesto anual que aprueba la asamblea. La designación, la duración del cargo y las condiciones de remuneración suelen detallarse en el reglamento de propiedad horizontal y en el respectivo contrato.

La vinculación puede tomar distintas formas según se trate de una persona natural o de una empresa administradora: contrato de prestación de servicios, contrato laboral o contrato con una persona jurídica especializada. En todos los casos, conviene que el contrato precise las funciones, los honorarios, la periodicidad de la rendición de cuentas y las causales de terminación, para evitar conflictos a futuro.

¿Administrador independiente o empresa administradora?

La ley permite ambas opciones, y cada una tiene ventajas:

• Administrador independiente (persona natural). Suele ofrecer cercanía y atención personalizada. Es frecuente en copropiedades pequeñas, donde una sola persona puede atender la operación completa.
• Empresa administradora (persona jurídica). Aporta respaldo institucional, continuidad ante ausencias o vacaciones, equipos especializados (contabilidad, jurídica, mantenimiento) y, por lo general, herramientas tecnológicas. Es habitual en conjuntos grandes o en portafolios de varias copropiedades.

La elección depende del tamaño de la copropiedad, su presupuesto y el nivel de profesionalización que requiera. Lo importante es que, en cualquiera de los dos casos, el administrador cumpla las funciones del Artículo 51 y responda bajo el régimen del Artículo 50.

¿Quién elige al administrador: la asamblea o el consejo?

La regla general es que el administrador es designado por la asamblea general de propietarios, como órgano máximo de dirección de la copropiedad. Sin embargo, el reglamento de propiedad horizontal puede delegar esa designación en el consejo de administración, cuando este existe y el reglamento lo autoriza expresamente.

Por eso, antes de una elección o un cambio de administrador, lo primero es revisar qué dice el reglamento: define quién designa, por cuánto tiempo y bajo qué condiciones. El papel del consejo en este punto se explica con más detalle en nuestra guía sobre el consejo de administración en propiedad horizontal.

Administrador vs. consejo vs. asamblea

Para ubicar con claridad el rol del administrador frente a los demás órganos:

Aspecto	Asamblea general	Consejo de administración	Administrador (Art. 50-51)
Naturaleza	Órgano máximo de dirección	Órgano colegiado de gestión delegada	Órgano de ejecución y representación legal
Quién lo integra	Todos los propietarios	3 o más propietarios (número impar)	Persona natural o jurídica designada
Representación legal	No la ejerce	No la ejerce	Sí, representa a la persona jurídica
Función principal	Definir políticas y aprobar presupuesto	Orientar y supervisar la gestión	Ejecutar, contratar, recaudar y contabilizar
Designación	Elegido por la copropiedad	Elegido por la asamblea	Designado por la asamblea (o el consejo, si el reglamento lo delega)
Régimen de responsabilidad	Decisiones colegiadas	Diligencia y buena fe	Responde por dolo, culpa leve o grave (Art. 50)

En síntesis: la asamblea decide, el consejo supervisa y el administrador ejecuta y representa. Cada órgano tiene su competencia y ninguno reemplaza al otro.

Preguntas frecuentes

¿El administrador tiene que ser propietario del conjunto?

No. La Ley 675 no exige que el administrador sea propietario. Puede ser una persona natural o jurídica externa, lo que muchas veces aporta independencia frente a los intereses particulares de los residentes.

¿Quién aprueba las cuentas que presenta el administrador?

El administrador prepara las cuentas, el balance y el presupuesto, los somete a consideración del consejo (si existe) y, finalmente, la asamblea general los aprueba. El administrador rinde cuentas, pero no se aprueba a sí mismo.

¿El administrador puede cobrar la cartera morosa por su cuenta?

Sí. El Artículo 51 lo faculta para cobrar y recaudar las cuotas y demás obligaciones, directamente o a través de apoderados, y para hacer efectivas las sanciones por incumplimiento una vez se encuentren ejecutoriadas.

¿Qué pasa si la copropiedad no tiene administrador?

La persona jurídica quedaría sin representante legal, lo que impide contratar, manejar cuentas o actuar ante terceros. Por eso la ley prevé que, mientras la asamblea designa al administrador, el propietario inicial actúe como administrador provisional.

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