Cómo hacer una asamblea virtual de propiedad horizontal en Colombia

Sí, la asamblea virtual de propiedad horizontal es legal en Colombia. La Ley 675 de 2001 admite reuniones no presenciales, ratificadas por el Decreto 398 de 2020. Solo necesitas convocatoria con la anticipación de ley, un medio que permita comunicación simultánea o sucesiva, verificación de identidad y quórum por coeficiente, y un acta firmada.

¿Es legal la asamblea virtual en Colombia?

La modalidad virtual es plenamente válida. El régimen de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001, artículos 37 a 49) regula la asamblea general como órgano máximo de dirección, pero no exige que la reunión sea presencial. El vacío lo resolvió el Decreto 398 de 2020, que adicionó el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 y autorizó de forma permanente las reuniones no presenciales para todo tipo de personas jurídicas, incluidas las copropiedades.

La condición esencial es que el medio tecnológico empleado permita a todos los convocados deliberar y decidir de manera simultánea o sucesiva, y que quede prueba de las decisiones. En la práctica, esto significa que una videollamada por Meet o Zoom, complementada con un registro de asistencia y de votos, cumple los requisitos siempre que se respeten las reglas de convocatoria, quórum y mayorías que ya exige la Ley 675.

También es válida la asamblea mixta o híbrida, en la que un grupo asiste presencialmente y otro de manera remota, así como el voto por comunicación sucesiva (cuando los propietarios envían su decisión por escrito dentro de un plazo). Lo que no cambia con la virtualidad es el fondo: las mayorías, los coeficientes y el contenido del acta se rigen por las mismas normas que una asamblea presencial.

Si vienes llegando al tema y quieres entender el marco general, te recomendamos leer primero qué es la Ley 675 de propiedad horizontal.

Paso a paso: convocatoria, orden del día y quórum

Una asamblea virtual válida se construye antes de la reunión. Estos son los pasos.

1. Convocatoria con la anticipación legal

La convocatoria la realiza el administrador (o quien indique el reglamento) y debe constar por escrito. El reglamento de cada copropiedad fija el plazo, pero la práctica más segura para la asamblea ordinaria es convocar con mínimo 15 días calendario de anticipación. La convocatoria debe incluir:

• Fecha, hora y modalidad (virtual o mixta).
• El medio tecnológico que se usará (enlace de la videollamada, plataforma de registro).
• El orden del día detallado.
• Instrucciones claras para conectarse, verificar identidad y votar.

Conserva la prueba de envío (correos, mensajes, publicación en cartelera digital). Una convocatoria sin soporte es uno de los flancos más comunes para impugnar una asamblea.

2. Orden del día

El orden del día delimita lo que la asamblea puede decidir. En reuniones ordinarias suele incluir verificación de quórum, lectura del acta anterior, informe de gestión del administrador, estados financieros, presupuesto y cuotas, elección del consejo de administración y revisor fiscal, y proposiciones. En las extraordinarias, la asamblea solo puede tratar los temas para los que fue convocada.

3. Quórum por coeficiente

El quórum no se mide por número de personas, sino por coeficientes de copropiedad. Para deliberar válidamente en primera convocatoria se requiere la presencia de propietarios que representen más del 50% de los coeficientes del edificio o conjunto. En la asamblea virtual, este cálculo debe hacerse a partir del registro de asistencia verificado, no de una lista informal.

4. Segunda convocatoria

Si transcurrida la hora prevista no se reúne el quórum, se cita a una nueva reunión que, según la Ley 675, sesiona y decide válidamente con cualquier número plural de propietarios (salvo decisiones que exijan mayorías especiales). Esta segunda reunión debe realizarse no antes de los 3 días hábiles ni después de los 10 días hábiles siguientes a la primera. Anuncia desde la convocatoria inicial qué ocurrirá si no hay quórum, para no improvisar el mismo día.

Cómo garantizar la validez de la asamblea virtual

La virtualidad obliga a ser más rigurosos con tres puntos.

Verificación de presencia. No basta con que alguien se conecte al inicio. Debes poder demostrar que cada propietario estuvo presente al momento de cada votación. Una buena práctica es solicitar verificaciones periódicas de presencia durante la reunión y dejar registro de quién responde. Quien no confirme se marca como retirado, lo que ajusta el quórum y evita votos atribuidos a personas ausentes.

Poderes y representación. Un propietario puede hacerse representar mediante poder escrito, que debe indicar a quién se otorga y para cuál asamblea. La Ley 675 limita el número de representaciones que una misma persona puede ejercer, para evitar la concentración del voto: salvo que el reglamento disponga otra cosa, una persona no debería representar a más de un porcentaje reducido de los coeficientes. Recibe y archiva los poderes antes de iniciar.

Votación pesada por coeficiente. Cada voto vale según el coeficiente de la unidad, no “una unidad, un voto”. El conteo manual de coeficientes en una reunión virtual con decenas o cientos de unidades es propenso a errores; conviene apoyarse en una herramienta que sume automáticamente los coeficientes a favor, en contra y en abstención.

Las mayorías exigidas no cambian por ser virtual:

• Mayoría simple (más del 50% de los coeficientes presentes): aprobación de presupuesto, cuotas ordinarias y la mayoría de decisiones de administración.
• Mayoría calificada (70% de los coeficientes que integran el edificio o conjunto): decisiones como modificación del reglamento, cambios en bienes comunes, reconstrucción del edificio, entre otras señaladas en el artículo 46 de la Ley 675.
• Unanimidad o mayorías reforzadas: casos especiales como la desafectación de ciertos bienes comunes esenciales.

El acta: contenido obligatorio, firma y registro

El acta es la prueba de lo decidido. Debe elaborarse por cada reunión y contener, como mínimo:

• Lugar (o indicación de modalidad virtual), fecha y hora de la reunión.
• Forma en que se hizo la convocatoria.
• Verificación de quórum (coeficientes presentes).
• Orden del día.
• Desarrollo de la reunión y las decisiones adoptadas, con el número de votos a favor, en contra y en abstención por cada punto.
• Designaciones realizadas (consejo, administrador, revisor fiscal).

El acta debe ser firmada por el presidente y el secretario de la asamblea. La Ley 675 prevé además una comisión verificadora (usualmente dos propietarios designados en la misma reunión) encargada de revisar y aprobar el texto antes de su comunicación. Una vez aprobada, el acta debe registrarse y conservarse, y darse a conocer a los copropietarios dentro de un plazo razonable (la práctica recomendada es dentro de los 20 días hábiles siguientes). Las decisiones de la asamblea son de obligatorio cumplimiento y solo pueden impugnarse dentro de los plazos legales.

Errores que invalidan la asamblea (checklist)

Revisa esta lista antes y después de tu reunión virtual:

• Convocar sin la anticipación que exige el reglamento o sin prueba del envío.
• Convocar sin orden del día detallado (o decidir temas no incluidos en una extraordinaria).
• No verificar la identidad de los asistentes.
• Contar el quórum por personas y no por coeficientes.
• Permitir votos sin pesar por coeficiente.
• Aceptar más representaciones por persona de las permitidas.
• Aprobar una decisión con mayoría simple cuando la ley exige el 70%.
• No dejar registro de presencia al momento de cada votación.
• No levantar acta, o un acta sin firmas ni conteo de votos.
• No comunicar ni registrar el acta en el plazo.

Herramientas: video más trazabilidad legal

Para una asamblea virtual sólida conviene combinar dos capas. La primera es el video en tiempo real (Google Meet, Zoom o Teams), que garantiza la deliberación simultánea exigida por el Decreto 398. La segunda es una plataforma de gestión que aporte la trazabilidad legal que una videollamada por sí sola no ofrece: registro de asistencia por coeficiente, verificaciones de presencia, votación ponderada automática y generación del acta con el conteo de votos.

Resia integra esa segunda capa: convocas la asamblea, los propietarios registran su asistencia, el sistema calcula el quórum por coeficiente, gestiona la votación ponderada y genera el acta lista para firma. Conoce más en nuestro software de propiedad horizontal o, si administras varios conjuntos, en la sección para administradores de conjuntos residenciales.

Preguntas frecuentes

¿Una asamblea 100% virtual es tan válida como una presencial?

Sí. Mientras se respeten convocatoria, quórum, mayorías y acta, y el medio permita deliberar y decidir simultáneamente, tiene la misma validez legal que una presencial.

¿Se puede votar por coeficiente en una videollamada?

Sí, pero el conteo debe ponderarse por coeficiente. Lo más seguro es usar una herramienta que sume automáticamente los coeficientes a favor, en contra y en abstención.

¿Quién firma el acta de una asamblea virtual?

El presidente y el secretario de la reunión, y suele revisarla una comisión verificadora designada en la misma asamblea.

¿Qué pasa si no hay quórum en la primera convocatoria?

Se cita a una segunda reunión que decide con cualquier número plural de propietarios, entre 3 y 10 días hábiles después de la primera.

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